Politique de Confidentialité

1. Introduction

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont Robin Gremion, exploitant le service LegalFlow (ci-après « LegalFlow », « nous », « notre »), collecte, utilise et protège les données personnelles des utilisateurs du site legalflow.ch et de l'application LegalFlow.

Nous accordons une importance particulière à la protection de vos données. Le traitement de celles-ci s'effectue conformément à la Loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) et, dans la mesure applicable, au Règlement général sur la protection des données (RGPD).

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données est :

Robin Gremion
Chemin de Près-les-Bois 15
1066 Epalinges
Suisse

Contact : contact@legalflow.ch

3. Données collectées

3.1 Données fournies directement par l'utilisateur

Lors de la création de compte et de l'utilisation du service, nous collectons :

• Données d'identification : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone
• Données professionnelles : nom de l'étude, adresse professionnelle, numéro IDE
• Données de facturation : adresse de facturation, informations de paiement
• Données saisies dans l'application : dossiers, clients, documents, notes, entrées de temps, factures

3.2 Données collectées automatiquement

Lors de votre utilisation du service, nous collectons automatiquement :

• Données de connexion : adresse IP, date et heure d'accès, pages consultées
• Données techniques : type de navigateur, système d'exploitation, résolution d'écran
• Cookies et technologies similaires (voir section 9)

4. Finalités du traitement

Nous traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes :

• Fourniture et gestion du service LegalFlow
• Création et gestion de votre compte utilisateur
• Facturation et gestion des abonnements
• Support technique et service client
• Amélioration et développement du service
• Communication relative au service (mises à jour, maintenance)
• Respect de nos obligations légales
• Prévention de la fraude et sécurité du service

5. Base juridique du traitement

Le traitement de vos données repose sur les bases juridiques suivantes :

• Exécution du contrat : le traitement est nécessaire à la fourniture du service auquel vous avez souscrit
• Intérêts légitimes : amélioration du service, sécurité, prévention de la fraude
• Obligation légale : respect de nos obligations comptables et fiscales
• Consentement : pour l'envoi de communications marketing, le cas échéant

6. Destinataires des données

Vos données peuvent être communiquées aux destinataires suivants :

• Hébergeur : Infomaniak Network SA, Genève, Suisse — pour l'hébergement technique des données
• Prestataire de paiement : pour le traitement sécurisé des paiements
• Autorités compétentes : si requis par la loi

Nous ne vendons jamais vos données à des tiers. Nous ne partageons pas vos données avec des tiers à des fins publicitaires.

7. Transfert de données hors de Suisse

Vos données sont hébergées exclusivement en Suisse, chez Infomaniak Network SA à Genève.

Nous ne transférons pas vos données vers des pays tiers. Dans l'hypothèse où un tel transfert deviendrait nécessaire, il ne serait effectué que vers des pays disposant d'un niveau de protection adéquat reconnu par la Suisse, ou moyennant des garanties appropriées (clauses contractuelles types, consentement explicite).

8. Durée de conservation

Nous conservons vos données pendant les durées suivantes :

• Données de compte : pendant toute la durée de votre abonnement, puis supprimées dans un délai de 90 jours suivant la clôture du compte, sauf demande contraire
• Données de facturation : 10 ans à compter de la fin de l'exercice comptable concerné, conformément aux obligations légales suisses
• Données de connexion (logs) : 12 mois
• Données des dossiers et clients : pendant la durée de votre abonnement ; vous pouvez exporter vos données avant la clôture du compte

À l'expiration de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

9. Cookies et technologies similaires

9.1 Qu'est-ce qu'un cookie ?

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre appareil lors de la visite d'un site web.

9.2 Cookies utilisés

Nous utilisons les catégories de cookies suivantes :

• Cookies strictement nécessaires : indispensables au fonctionnement du site et de l'application (authentification, sécurité, préférences de session). Ces cookies ne peuvent pas être désactivés.
• Cookies analytiques : nous permettent de comprendre comment les utilisateurs interagissent avec le service afin de l'améliorer. Ces cookies sont anonymisés et peuvent être refusés.

9.3 Gestion des cookies

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies ou être alerté lors de leur dépôt. Notez que le refus de certains cookies peut affecter le fonctionnement du service.

10. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, modification, divulgation ou destruction, notamment :

• Chiffrement des données en transit (TLS/SSL) et au repos
• Authentification sécurisée et gestion des accès
• Sauvegardes régulières et redondantes
• Surveillance et journalisation des accès
• Mises à jour de sécurité régulières
• Hébergement dans des centres de données certifiés en Suisse

Nous rappelons que la sécurité absolue n'existe pas sur Internet. Nous vous encourageons à protéger vos identifiants de connexion et à nous signaler immédiatement toute utilisation suspecte de votre compte.

11. Vos droits

Conformément à la LPD et au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie
• Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation
• Droit à la limitation : demander la limitation du traitement dans certaines circonstances
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement fondé sur nos intérêts légitimes
• Droit de retirer votre consentement : à tout moment, sans affecter la licéité du traitement antérieur

Pour exercer ces droits, contactez-nous à : contact@legalflow.ch

Nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours. En cas de doute sur votre identité, nous pouvons vous demander une copie d'une pièce d'identité.

12. Droit de réclamation

Si vous estimez que le traitement de vos données viole la législation applicable, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) :

Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence
Feldeggweg 1
3003 Berne
Suisse
www.edoeb.admin.ch

13. Données des clients de l'étude

LegalFlow permet aux avocats de gérer les données de leurs propres clients. Dans ce contexte :

• L'utilisateur de LegalFlow (l'avocat ou l'étude) est responsable du traitement des données de ses clients
• LegalFlow agit en qualité de sous-traitant au sens de la LPD et du RGPD

Un contrat de sous-traitance (Data Processing Agreement) est disponible sur demande et définit les obligations respectives des parties concernant le traitement de ces données.

Les avocats utilisant LegalFlow restent soumis au secret professionnel (art. 13 LLCA) et sont responsables de la licéité du traitement des données de leurs clients.

14. Modifications de la politique de confidentialité

Nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité à tout moment. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par email ou par notification dans l'application.

La date de dernière mise à jour est indiquée en haut du document. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique.

15. Contact

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou à la protection de vos données, contactez-nous :

Email : contact@legalflow.ch

Adresse :
Robin Gremion
Chemin de Près-les-Bois 15
1066 Epalinges
Suisse